MAIS UMA REUNIÃO: pra quê?

“O grande desafio, entretanto, não é fazer a reunião;
é imaginá-la, ter as idéias, usar todo o potencial criativo na
identificação de para que deve ser feita a reunião”

Os críticos dizem que quando não se quer resolver um assunto, convoca-se uma reunião. Outros acham que o tema reunião até é motivo para piada, pois quando alguém não quer receber outra pessoa ou atender ao telefone, diz que está em reunião, o que pode servir também como justificativa de uma eventual escapada quando se chega tarde em casa.

Posso até compartilhar com essas análises, mas não posso concordar com a generalização da ineficiência das reuniões.

Entendo que se reunir para encaminhar soluções ainda é uma importante ferramenta da gestão de negócios e também um dos principais canais de comunicação das organizações. Entretanto, não posso negar que a moda de fazer constantes reuniões existe.

Neste sentido temos que admitir que em muitas reuniões são realizadas para decidir coisa nenhuma. Vejam por exemplo às reuniões que o governo está fazendo com os segmentos da sociedade para discutir as reformas, que tem o seguinte lema: “estamos disposto a conversar desde que nada seja alterado”.Ora, se não é para alterar nada, como, por exemplo, aproveitar uma boa sugestão dos participantes, então reunião pra quê?

Temos ainda que levar em conta, que quando se faz uma reunião, existe um gasto com infra-estrutura do local, pessoal envolvido na organização além do tempo dos participantes. Sob a ótica da eficiência, a reunião só se justifica na medida em que viabiliza resultados econômicos superiores ao custo de fazê-la. Algumas pesquisas mostram que os executivos brasileiros gastam de 35% a 40% do tempo participando de reuniões, que na maioria de vezes somente servem para comunicações.

Lembro quando, trabalhava na área de recursos humanos em uma empresa, e mensalmente tinha a obrigatoriedade de fazer as reuniões da CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes. Aquelas reuniões pareciam um velório. O presidente simplesmente lia a ata do mês anterior. Não havia acidentes para relatar, e os demais participantes chegavam mudos e saiam calados. Além de não terem anotado nada. Aliás, nem caneta ou papel portavam.

Além do sono que dá essas reuniões improdutivas, todos perdiam tempo precioso do seu trabalho. Talvez devido a esses fatos vividos, hoje procuro participar ou convocar reuniões, se houver a expectativa de produção de resultados, seja para o lado pessoal, profissional ou empresarial.

A solução está em fugir da armadilha das reuniões. Esta deve ser umas das razões para que as empresas e administradores busquem inovações no processo de administração. O grande desafio, entretanto, não é fazer a reunião; é imaginá-la, ter as ideias, usar todo o potencial criativo na identificação de para que deve ser feita a reunião.

Usar a criatividade para pensar em algo que ninguém pensou antes para introduzir nas reuniões, e que traga benefícios à empresa, é um excelente negócio, seja para a empresa ou para o profissional.

Finalmente, valorize bons resultados obtidos nas reuniões. Divulgue o alcançado, diga de quem são as boas ideias, distribua a ata e mostre quanta coisa boa surgiu daquele esforço organizado de um grupo de pessoas, trabalhando para alcançar os objetivos definidos quando da convocação da reunião.

João de Araújo é pós-graduado em RH, advogado e consultor trabalhista e diretor da Abal Gestão de Serviços Ltda